Datenschutzhinweise für Ehrenamtliche, Kund*innen, Spender*innen und Geschäftspartner*innen

Mit den nachfolgenden Informationen gibt Ihnen die Oxfam Deutschland Shops gGmbH einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als ehrenamtliche*r Mitarbeiter*in den Oxfam Shops, (Sach-)Spender*in, Interessent*in, Kund*in und Geschäftspartner*innen nach der DSGVO.

Inhalte

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

3. Kategorien von personenbezogenen Daten

4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

5. Empfänger*innen und Kategorien von Empfänger*innen der Daten

6. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

7. Datenerhebung nicht unmittelbar bei Betroffenen

8. Dauer der Datenspeicherung

9. Videokonferenzsysteme

9.1 Nutzung von Microsoft Teams für Webmeetings

10. Ihre weiteren Datenschutzrechte

10.1. Widerspruchsrechte

11. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Oxfam Deutschland Shops gGmbH
Jan Heser, Geschäftsführer
Am Köllnischen Park 1 10179 Berlin
Telefon: +49 (0)30 453 069 10

E-Mail: shopinfo@oxfam.de
Website: www.oxfam-shops.de

2. Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Falls Sie Fragen und Anmerkungen zum Datenschutz bei Oxfam haben, erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter:

Dr. Stefan Drewes
DPA Drewes Privacy Advice GmbH
Dreizehnmorgenweg 5, 53175 Bonn
www.privacy-advice.com

E-Mail: datenschutz@oxfam.de
Telefon: +49 30 45 30 69 135

3. Kategorien von personenbezogenen Daten

Welche Kategorien von personenbezogenen Daten von der Oxfam Deutschland Shops gGmbH verarbeitet werden, hängt maßgeblich davon ab, aus welchem Anlass und in welchem Rahmen ein Kontakt oder eine Vertragsbeziehung zu Ihnen entsteht oder besteht. Zu unterscheiden ist z.B. zwischen ehrenamtliche Mitarbeiter*in den Oxfam Shops, (Sach-)Spender*in, Interessent*in, Kunden*in und Geschäftspartner*innen nach der DSGVO. Im Rahmen einer (Sach-)Spende, einer Ehrenamtsvereinbarung, einer Anfrage oder eines sonstigen Vertrages verarbeitet die Oxfam Deutschland Shops gGmbH in Abhängigkeit zu der konkreten Beziehung in der Regel folgende Kategorien von Daten:

• Anrede, Name, Vorname, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Geburtsjahr/-datum, Geburtsort, Familienstand, Branche/Beruf; weitere Daten zu Familienangehörigen/Vertrauenspersonen z.B. für Notfälle, Fotos, Zugehörigkeit zu einem bestimmten Shop, Angaben über Shop-bezogene Interessen aus dem Bewerbungsbogen für ehrenamtliche Mitarbeiter*innen;
• Firmierung ggf. auch bestehend aus Namen, Vornamen, Adresse, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Branche, Ansprechpartner*in im Unternehmen mit Namen, Vornamen, Funktion, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail);
• Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten), Authentifikationsdaten (z.B. Unterschriftsprobe), Steuer-ID;
• Zahlungsverkehrs- und -auftragsdaten (z.B. Bankverbindungs-/Kreditkartendaten, Zahlungsaufträge), Bonitäts-Score (Zahlungsverhalten bei Geschäftspartner*innen);
• Auftragshistorie und Umsätze bei Geschäftspartner*innen;
  Daten im Rahmen der Führung von Rechtsstreitigkeiten (z.B. zu den Beteiligten, Prozessbevollmächtigten, Gerichten);
• Kampagnenteilnahme und -datum (bei Petitionen)
• Daten des/der Meldenden in möglichen Fallermittlungen im Rahmen unseres Schutzkonzeptes gegen sexualisierte Gewalt am Arbeitsplatz. Dabei kann es sich um folgende Datenkategorien handeln: Adressdaten, Personenstandsdaten, mögliche besondere Kategorien personenbezogener Daten, Beschreibung des Tathergangs.

Sofern es während der Ehrenamts-, Spender- oder Interessentenbetreuung oder einer Geschäftsbeziehung zu unmittelbaren Kontakten mit Ihnen kommt, werden weitere Daten, wie z.B. Informationen über Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis und Kopien des Schriftverkehrs verarbeitet.

4. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Oxfam Deutschland Shops gGmbH verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten zur Erfüllung des jeweiligen Vertrages (z.B. Spende, Ehrenamtsvereinbarung, sonstige Geschäftsbeziehung) inkl. damit zusammenhängender Informationsbereitstellungen (z.B. mittels der speziellen Shop-Rundmails mit wichtigen Informationen zur Ehrenamtsarbeit) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Kontaktanfragen, Informationsbestellungen) mit Ihnen nach Art. 6 (1) b) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Die Oxfam Deutschland Shops gGmbH unterliegt zudem diversen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze) und verarbeitet insoweit Ihre Daten auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben nach Art. 6 (1) c) oder im öffentlichen Interesse nach Art. 6 (1) e) DSGVO. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem

• die Antrags- und Nachweispflichten im Rahmen von Zuwendungen durch öffentliche Stellen;
• die Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten (z.B. gesetzliche Unfallversicherung);
• die Betrugs- und Geldwäscheprävention;
• die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und Prüfungsanforderungen;
• die Erfüllung behördlicher und gerichtlicher Weisungen und Anordnungen;
• sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken bei der Oxfam Deutschland Shops gGmbH
• zur Aufklärung von Meldungen bezogen auf sexualisierte Gewalt am Arbeitsplatz

Zur Unterstützung der Umsetzung unserer satzungemäßen Aufgaben ist der Austausch auf politischer Ebene mit Organen, Mitgliedern, Fraktionen oder Gruppen des Deutschen Bundestages und deren Mitarbeiter*innen sowie gegenüber der Bundesregierung und den Bundesministerien bis auf die Ebene von Referatsleitungen von besonderer Bedeutung. Aus diesem Grunde haben wir uns als Interessensvertreter i.S.d. § 1 des Lobbyregistergesetzes (LobbyRG) i. d. F. vom 15.01.2024 in dem Lobbyregister bei dem Deutschen Bundestag registriert.

Nach § 3 Abs. 1 Nr. 8 Buchst. d) LobbyRG sind wir verpflichtet, folgende personenbezogene Daten zu einzelnen Schenkungen und sonstigen lebzeitigen Zuwendungen von Dritten in Stufen von jeweils 10.000 Euro, sofern der Gesamtwert von 10.000 Euro bezogen auf einen Geber/eine Geberin im jeweiligen Geschäftsjahr und zugleich 10 % bezogen auf die jährliche Gesamtsumme aller Schenkungen und lebzeitigen Zuwendungen überschritten wird, an das Lobbyregister zu übermitteln:

• Familienname und Vorname, Firma oder Bezeichnung der Geberin oder des Gebers,
• Betrag,
• eine kurze Beschreibung der Leistung.

Die Eintragungen im Lobbyregister werden maschinenlesbar und mit einer Suchfunktion veröffentlicht.

Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten an das Lobbyregister bildet Art. 6 (1) b) DSGVO (Spende) sowie Art. 6 (1) c) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 Nr. 8 Buchst. d) LobbyRG (rechtliche Verpflichtung).

Durch jede Aktualisierung oder Änderung im Lobbyregister wird eine historische Version des jeweiligen Registereintrags im bis dahin vorhandenen Datenumfang erzeugt. Die historischen Versionen werden 18 Monate lang nach der jeweiligen Aktualisierung oder Änderung im Lobbyregister veröffentlicht und danach aus dem öffentlichen Register entfernt. Im Anschluss daran werden die Daten weitere 18 Monate bei der registerführenden Stelle gespeichert und danach gelöscht. Die Registerdaten sind vor der endgültigen Löschung dem gemäß § 5 Abs. 4 des Bundesarchivgesetzes zuständigen Archiv zur Übernahme als Archivgut von dem Lobbyregister anzubieten. Die Verarbeitung personenbezogener Informationen für archivische Zwecke ist gem. § 5 Abs. 5 Bundesarchivgesetz zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden.

Für Schenkungen von Dritten, die vor dem 01.03.2024 erfolgt sind, dürfen die Angaben nach § 3 Abs. 1 Nr. 8 Buchst. d) LobbyRG in anonymisierter Form an das Lobbyregister erfolgen.

Sofern erforderlich verarbeitet die Oxfam Deutschland Shops gGmbH Ihre Daten im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Oxfam Deutschland Shops gGmbH oder Dritter.

U.a. folgende Datenverarbeitungen basieren auf der Interessensabwägung:

• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von satzungsgemäßen Aufgaben;
• Kontaktübermittlung zwischen den zuständigen Ansprechpartner*innen in der Oxfam Deutschland Shops gGmbH und den zuständigen Ehrenamtlichen in den jeweiligen Shops im Rahmen der Anerkennung von Leistungen und Übermittlung von Gratulationen zu Geburtstagen und Jubiläen oder von Weihnachtsgrüßen;
• Kontaktdatenübermittlung zwischen den zuständigen Ansprechpartner*innen im Oxfam Deutschland e.V. und den zuständigen Ehrenamtlichen in den jeweiligen Shops für die Durchführung und Betreuung von Projekten (z.B. Öffentlichkeitsarbeit, Kampagnenarbeit, OxfamUnverpackt);
• Datenübermittlung an Städte und Gemeinden zur Beantragung der Ehrenamtskarte für Ehrenamtliche auf deren Wunsch (zur Inanspruchnahme von Vergünstigungen diverser Angebote der Städte/Gemeinden an ihre Bürger)
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs bei der Oxfam Deutschland Shops gGmbH;
• Verhinderung von Straftaten;
• Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
• Nutzung des Gäste-WLAN;
• Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken bei Geschäftspartner*innen

Im Rahmen von Kontaktanfragen und Informationsbestellungen erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 (1) f) DSGVO. Für diese Zwecke werden auch Ihre Kontaktdaten z.B. im Rahmen konkreter Informationen und Rückfragen verwendet.

Ebenfalls im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 (1) f) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen der Oxfam Deutschland Shops gGmbH verarbeitet sie Ihre Daten z.B. auf der Basis der Spendenbeziehung, einer Ehrenamtsvereinbarung, bestehender Verträge oder von Anfragen für bedarfsgerechte, an Ihren Interessen orientierte Informationen im Rahmen der vertragsbedingten Zwecke der Oxfam Deutschland Shops gGmbH u.a. nach folgenden Maßgaben:

• postalische (Spenden-)Werbung sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 2.) widersprechen (s. Ziffer 10.);
• telefonische (Spenden-)Werbung gegenüber Unternehmen im Falle des Vorliegens Ihres mutmaßlichen Einverständnisses hierfür, sofern Sie dieser Verarbeitung nicht widersprochen haben; Sie können dieser werblichen Nutzung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 2.) widersprechen (s. Ziffer 10.).

Die Interessensabwägung nach Art. 6 Abs.1 f) DSGVO i.V.m. § 23 Abs.1 Nr. 3 KunstUrhG bildet ferner die Rechtsgrundlage für die Erstellung und Verwendung von Foto- und Filmaufnahmen, die auf Veranstaltungen der Oxfam Deutschland Shops gGmbH angefertigt werden. Die Foto- und Filmaufnahmen verarbeitet die Oxfam Deutschland Shops gGmbH für Zwecke der Berichterstattung über die Aktivitäten z.B. in den Oxfam Shops und werden in sozialen Medien, Internet/Webseite, Pressemitteilungen, Newslettern und Print-Broschüren veröffentlicht. Die Oxfam Deutschland Shops gGmbH hat ein berechtigtes Interesse daran, die Öffentlichkeit über ihre satzungsgemäßen Ziele, u.a. die Ehrenamtstätigkeiten in den Oxfam Shops und die Erwirtschaftung von Finanzmitteln in den Oxfam Shops für Entwicklungsprojekte sowie die Kampagnenarbeit von Oxfam Deutschland e.V., zu informieren. Sollten besondere Gründe gegen die Anfertigung von Foto- und Filmaufnahmen, auf denen Sie unter Umständen erkennbar sind, bestehen, sprechen Sie bitte vor Ort die Veranstaltungsleitung oder das Fotografen-/Kamera-Team an.

Die Oxfam Deutschland Shops gGmbH übermittelt Ihre Daten nicht für werbliche Zwecke an Dritte.

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widerrufen werden. Einwilligungen können u.a. erteilt werden für

• die Übersendung eines des an Ihren Interessen orientierten Oxfam Deutschland Shops gGmbH-Newsletters mit allgemeinen Inhalten an Ihre E-Mail-Adresse;
• die telefonische Werbung im Rahmen der satzungsgemäßen Zwecke der Oxfam Deutschland gGmbH auch für Spenden zugunsten des Oxfam Deutschland e.V.;
• die Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos/Videos außerhalb einer Berichterstattung (s.o.), um für die Oxfam Deutschland Shops gGmbH und die Oxfam Shops zu werben und/oder deren Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen, zum Beispiel in Print- und Onlinemedien (Internet) und in sozialen Netzwerken (Facebook, WhatsApp, Twitter, Instagram, Xing, LinkedIn etc.); die genauen Verwendungszwecke und mögliche Dritte, welche die Fotos/Videos ebenfalls veröffentlichen, sind in der jeweiligen Einwilligungserklärung beschrieben

5. Empfänger*innen und Kategorien von Empfänger*innen der Daten

Innerhalb der Oxfam Deutschland Shops gGmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von der Oxfam Deutschland Shops gGmbH eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO beauftragt werden.

Mögliche Empfänger*innen personenbezogener Daten sind hiernach z.B.:

• Kooperationspartner*innen, mit denen gemeinsam Aktionen und Projekte (z.B. Mitmach-Aktionen) online oder mittels Printprodukten durchgeführt werden;
• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden, Unfallversicherungsträger, Bundeszentralamt für Steuern) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung;
• Städte und Gemeinden im Rahmen der Beantragung der Ehrenamtskarte;
• andere Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute;
• Gerichte und Prozessvertreter*innen im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten;
• Auftragsverarbeiter*innen z.B. für die Mitglieder- und Spendenwerbung, für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, die Archivierung, die Belegbearbeitung, Call-Center-Services, Compliance-Services, das Controlling, das Datenscreening nach gesetzlichen Vorgaben, den Druck und Versand von personalisierten Schreiben, den E-Mail-Versand, die Datenvernichtung, von Wirtschaftsprüfungsdienstleistungen und den Zahlungsverkehr;
• Auskunfteien im Rahmen einer Bonitätsanfrage zu Unternehmen;
• weitere Datenempfänger*innen auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung

Zur Unterstützung der Umsetzung unserer satzungemäßen Aufgaben ist der Austausch auf politischer Ebene mit Organen, Mitgliedern, Fraktionen oder Gruppen des Deutschen Bundestages und gegenüber der Bundesregierung von besonderer Bedeutung. Aus diesem Grunde haben wir uns als Interessensvertreter i.S.d. § 1 des ab dem 1.1.2022 geltenden Lobbyregistergesetzes (LobbyRG) in dem Lobbyregister bei dem Deutschen Bundestag registriert.

Nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 LobbyRG sind wir verpflichtet, folgende Angaben zu einzelnen Schenkungen Dritter (Spenden) in Stufen von jeweils 10.000 Euro, sofern jeweils ein Betrag von 20.000 Euro oder der Gesamtwert von 20.000 Euro – bezogen auf eine Geberin oder einen Geber – in einem Kalenderjahr überschritten wird, an das Lobbyregister zu übermitteln:

• Name, Firma oder Bezeichnung der Geberin oder des Gebers,
• Wohnort oder Sitz der Geberin oder des Gebers,
• eine kurze Beschreibung der Leistung.

Sofern es sich bei den Geber*innen (Spender*innen) um natürliche Personen handelt, werden folgende Daten gem. § 4 Abs. 2 Satz 2 LobbyRG nicht im Lobbyregister veröffentlicht:

• der Wohnort oder Sitz der Geberin oder des Gebers
• der Geburtsname und weitere Vornamen der Geberin oder des Gebers.

Die Eintragungen im Lobbyregister werden maschinenlesbar und mit einer Suchfunktion veröffentlicht.

Die Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten an das Lobbyregister bildet Art. 6 (1) c) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 Nr. 7 LobbyRG.

6. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation

Datenübermittlungen in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR und (sogenannte Drittstaaten) erfolgen nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat, zu denen kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 (III) DSGVO vorliegt, eingesetzt, werden diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (z.B. Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

7. Datenerhebung nicht unmittelbar bei Betroffenen

In geringem Umfang erhebt Oxfam Firmen-Adressdaten (z.B. Firmierung, Anschrift, Ansprechpartner, Kontaktdaten) nicht direkt bei den Betroffenen, z. B. für Unternehmensspenden auf der Grundlage der Interessensabwägung nach Art. 6. (1) f) DSGVO u.a. aus öffentlichen Verzeichnissen (z.B. Telefon-/Branchenverzeichnisse, Handelsregister), aus allgemein zugänglichen Quellen (z.B. Internet) oder von Adressdienstleistern. Dieser werblichen Nutzung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen (s. Ziffer 10.1.).

Im Rahmen der Neuspender*innen-Gewinnung in Bezug auf natürliche Personen beauftragen wir gelegentlich Adressdienstleister. Hierbei kommt das sog. Lettershop-Verfahren zum Einsatz. Oxfam erhält die Adressen des Adressdienstleisters nicht übermittelt, sondern der Adressdienstleister versendet aus seinem Adressbestand unsere Spendenwerbung direkt über einen Lettershop. Oxfam erhält erst dann Kenntnis von Ihren Daten, wenn Sie eine Spende an Oxfam tätigen oder Informationsmaterial bei Oxfam bestellen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dann nach Art. 6 (1) b) oder f) DSGVO.

8. Dauer der Datenspeicherung

Die Oxfam Deutschland Shops gGmbH verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten sowie auf Basis der Interessensabwägung unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenkategorie erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist, z.B. in einem gesonderten Archiv mit eingeschränkten Zugangsberechtigungen, zu folgenden Zwecken erforderlich:

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, Kreditwesengesetz und Geldwäschegesetz mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation für die Dauer von zwei bis zehn Jahren z.B. für Geschäftsbriefe, Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen);
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 30 Jahren nach § 197 BGB z.B. im Rahmen von rechtskräftig festgestellten Ansprüchen, Ansprüchen aus vollstreckbaren Vergleichen oder vollstreckbaren Urkunden;
• Erhaltung von Beweismitteln für die Dauer von 3 Jahren nach § 195 BGB für Nachweiszwecke und eine evtl. erforderliche Klärung gerichtlicher oder außergerichtlicher Ansprüche (z.B. die Korrespondenz im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenrechte)

9. Videokonferenzsysteme

9.1 Nutzung von Microsoft Teams für Webmeetings

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Veranstaltungen und Besprechungen im Rahmen von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (nachfolgend: Webmeetings) unter Einsatz von „Teams“.

Soweit Sie die Internetseite von „Teams“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen. Sie können „Teams“ auch über die „Teams“-App oder unmittelbar über Ihren Browser nutzen.

Bei der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zu Benutzer*innen: Name, Vorname, ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer*innen-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und ggf. aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden von uns so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

Nach den von uns getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten der Moderator*innen bzw. Referenten*innen in einem Webmeeting verarbeitet und ggf. aufgezeichnet und im Internet zum Abruf bereitgestellt. Nur in Ausnahmefällen und einem vorherigen Hinweis von uns werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Teilnehmer*innen erhoben und ggf. gespeichert, wenn diese sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gem. Art. 6 (1) a) DS-GVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Teams“ konkludent erklären.

Empfänger / Weitergabe von Daten / Drittstaatenübermittlung

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Teams“ vorgesehen ist.

„Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, mit Sitz in den USA. Nach Angaben von Microsoft werden aufgrund unseres Sitzes in Deutschland die Daten in Rechenzentren von Microsoft in Deutschland verarbeitet. Der Lizenzinhaber hat mit dem Anbieter von „Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Weiter wurden sog. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Weitere Informationen dazu, wie Microsoft Ihre Daten schützt und wie von Microsoft mit Behördenanfragen umgegangen wird, finden Sie unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/eu-data-stora…

Die Rechtsgrundlage für eine evtl. Datenübermittlungen in Drittländer ohne ein angemessenes Datenschutzniveau wie die USA bildet Ihre Einwilligung nach Art. 6 (1) a) DS-GVO i.V.m. Art. 49 (1) a) DS-GVO. Mit Urteil vom 16.07.2020, Az.: C-311/18 („Schrems II“) hat der EuGH festgestellt, dass in den USA kein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet werden kann. Es besteht dort zum einen das Risiko eines Zugriffs auf die übertragenen Daten durch US-Sicherheitsbehörden ohne dass eine Möglichkeit vorgesehen ist, wirksame Rechtsbehelfe einzulegen. Zum anderen fehlen durchsetzbare Betroffenenrechte.

Speicherung der Daten

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der Datenverarbeitung (i.d.R. nach Abschluss der Veranstaltung) oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.

10. Ihre weiteren Datenschutzrechte

Folgende weiteren Rechte stehen Ihnen als Betroffene*r vom Grundsatz her und, sofern vertragliche und gesetzliche Pflichten dem nicht entgegenstehen, zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Berichtigung von unrichtigen Daten (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) mit den Einschränkungen nach §§ 34, 35 BDSG n.F.;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

10.1. Widerspruchsrechte

Es besteht ein einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht (Art. 21 (I) DSGVO) aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und eine Datenverarbeitung nach Art. 6 (I) e) und Art. 6 (I) f) DSGVO betreffen.
Ferner besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken (Art. 21 (III) DSGVO), das sog. Werbewiderspruchsrecht. Sie können einer werblichen Nutzung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter den o.a. Kontaktdaten (s. Ziffer 1.) widersprechen.

11. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Vertragsbeziehung (z.B. Ehrenamtsvereinbarung, sonstige Verträge) müssen Sie die personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Stand: Mai 2024